Journalkopior

Nivån på de avgifter som ska tas ut för utlämnande av journalkopior är samma när någon begär kopia av andra allmänna handlingar i Region Stockholm. Begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska handläggas skyndsamt.

Privata vårdgivare som har avtal med Region Stockholm ska följa motsvarande avgiftsregler.

Reglerna kan variera något beroende på vem det är som begär handlingen.

Om journalkopior begärs av tredje part ska detta alltid ske skriftligen och patienten ska ha gett sitt samtycke till att journalen lämnas ut. Det är viktigt att samtycket är tydligt formulerat och att det går att utläsa vilka uppgifter som patienten lämnat sitt samtycke till att dela med tredje part.

Regler för beställare av handling

Enskilda personer

• En person har enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) rätt att kostnadsfritt få tillgång till kopia av sina personuppgifter. Avgift bör därför i normalfallet inte tas ut för en journalkopia till patient. I fall av upprepade förfrågningar från patienten om samma journalkopia får dock avgift tas ut enligt reglerna för utlämnande av allmän handling.
• För digitalisering av pappershandling tas samma avgift ut som för kopia på papper.
• För digital patientjournal på databärare (till exempel USB) tas avgift motsvarande vårdgivarens kostnad för databärare ut.
• Avgift för rekommenderad post och postförskott tas ut av den som beställt handlingarna.

Information om vad som gäller för utlämnande av allmän handling finns på Regionarkivets webbplats:

Offentligt finansierade vårdgivare

• Alla vårdgivare som har avtal med eller får ersättning från Region Stockholm, samt vårdgivare som har avtal med eller får ersättning från annan region, erhåller gratis journalkopior oavsett antal. Detta gäller enbart då syftet med begäran av kopian har direkt koppling till vården av berörd patient.

• Om journalkopior begärs av annan anledning, exempelvis i forskningssyfte, får avgift tas ut enligt reglerna för utlämnande av allmän handling.

Region Stockholm

• Vårdgivaren är skyldig att utan kostnad tillhandahålla journalkopior som regionen behöver för sin handläggning av vårdrelaterade ärenden.

Övriga organisationer och myndigheter

• Myndigheter utanför Region Stockholm som enligt lag eller förordning har rätt till uppgifter erhåller dessa gratis.
• Vårdgivaren är skyldig att utan kostnad tillhandahålla de intyg, utredningar och analyser som Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag behöver för sin handläggning av patientskadefall.
• Övriga organisationer, företag och myndigheter betalar avgift i enlighet med reglerna för utlämnande av allmän handling.

Övergripande regler – gäller oavsett vem som begär handlingen

• För kopior av fotografier, ritningar, ljudband, CD-skivor med mera gäller särskilda avgifter, kontakta Regionarkivet.
• Om sekretessbelagda handlingar, som patientjournaler, ska sändas per post bör brevet rekommenderas. Avgiften för detta får tas ut av den som beställt handlingarna. Detta gäller oavsett vem som begär uppgifterna.

Beställa handlingar

• Beställning av journalkopior sker i första hand hos den vårdgivare där dokumentationen förts.
• Beställning av äldre handlingar och journaler sker hos Regionarkivet. Din beställning kan göras via telefon, brev, fax eller personligt besök.

På Regionarkivets webbplats finns även kontaktformulär där du kan göra din beställning.

Sekretess

Med sekretess menas ett förbud mot att på något sätt röja en uppgift.

Sekretess finns för att skydda uppgifter om den enskildes hälsotillstånd eller personliga förhållanden, och kan omfatta allt från bostadsadress till uppgift om diagnos.

Sekretess på patientjournaler

Vid utlämnande av en patientjournal görs alltid en sekretessbedömning innan ett beslut fattas om uppgifter i journalen kan lämnas ut eller inte. Vid bedömningen avgörs om journalen innehåller känsliga uppgifter som kan vara till skada eller men för patienten eller för någon annan person.

• Räkna alltid med att uppgifter i patientjournaler omfattas av sekretess.
• Uppgifter i en journal får inte, utan samtycke eller lagstöd, lämnas ut till någon annan än den som journalen gäller.
• Om en sekretessbedömning visar att uppgifter i en journal inte kan lämnas ut, enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser, ska den som begärt ut journalen få ett skriftligt besked. Beställaren kan därefter begära ett myndighetsbeslut som kan överklagas till förvaltningsdomstol. Information om hur beslutet kan överklagas ska bifogas beslutet.
• Patientjournaler som är äldre än 70 år omfattas inte av sekretess.

Dataskyddsförordningen, GDPR

GDPR ställer höga krav på hanteringen av personuppgifter; i vilka sammanhang personuppgift kan anges och hur den ska skyddas, till vad personuppgift får användas samt kräver att vårdgivare har överblick över var/i vilka register det finns personuppgifter. Registerutdrag ska kunna lämnas till patient vid förfrågan. 

Patientinformation om registerutdrag