Avtal och villkor

Avtal med tolkförmedlingar

Enbart tolkförmedlingar som är upphandlade av Region Stockholm ska användas vid tolkning i hälso- och sjukvården. Enligt avtalet är tolkförmedlingarna rangordnade och den tolkförmedling som är först i rangordningen, ska alltid anlitas i första hand.

Upphandlade tolkförmedlingar

Inom området tolk i talade språk finns tre upphandlade tolkformer.

• Platstolkning
• Distanstolkning
• Expresstolkning.

För de två första områdena finns flera tolkförmedlingar upphandlade enligt en rangordning. Det innebär att förfrågan om ett tolkuppdrag ska gå till den tolkförmedling som står först i rangordningen. Kan den första tolkförmedlingen inte leverera en tolk enligt beställningen ska frågan ställas vidare enligt rangordningen.

Förfrågan går automatiskt till rätt tolkförmedling när bokning görs via Tolkportalen. Om tolken beställs via telefon och den första tolkförmedlingen inte kan tillhandahålla en tolk, behöver du ringa igen för att kopplas till en annan tolkförmedling.

1. Lägg på
2. Ring upp igen och välj alternativet "Frångå rangordningen".
3. Välj sedan vilken tolkförmedling du vill bli kopplad till.

Undantag från rangordningen

Ibland är det motiverat att göra avsteg från rangordningen i upphandlingen. Giltiga skäl till att göra undantag från rangordningen är:

• Patienten efterfrågar ett visst kön, eller en namngiven tolk i talat språk och tolken inte kan förmedlas via den rangordnade tolkförmedling.
• Tolkförmedlingen inte kan tillhandahålla tolk i talat språk med efterfrågad kompetens.
• Tolkförmedlingen, senast den tillfrågades, inte uppfyllde sina åtaganden enligt avtalet med regionen. Dock efter kontakt med regionen.

Om vårdgivaren väljer att anlita en annan tolkförmedling än någon av de upphandlade, får vårdgivaren själv betala kostnaden för tolken. Vårdgivare kan dock ansöka om dispens för att anlita annan tolkförmedling i de fall där ett udda språk inte kan tillhandahållas av de avtalade förmedlingarna. Mejla till adressen nedan.

Vem betalar för tolktjänsten?

Tolk på akutsjukhus och i geriatriska verksamheter

Respektive verksamhet bekostar tolk. Tolkförmedlingen skickar faktura till verksamheten.

Övrig vård och tandvård

• För vård som beställs av kommunalförbundet KSON i Norrtälje betalar KSON för tolk förutom för hälsoundersökningar för nyanlända.
• I övrigt betalar HSF tolkfakturorna, förutsatt att de avtalade tolkförmedlingarna anlitas.

För att fakturan ska hamna rätt behöver vårdgivaren uppge sitt ADA-nummer till tolkförmedlingen första gången de beställer tolk med respektive tolkförmedling.
Om tolkförmedlingen inte har vårdgivarens ADA-nummer kommer fakturan att skickas till vårdgivaren istället för direkt till hälso- och sjukvårdsförvaltningen,HSF.

För patienter inom tandvården, vars vård till någon del bekostas eller subventioneras av Region Stockholm eller det statliga tandvårdsstödet, bekostas tolk av HSF även om det inte finns något avtal med regionen. Något ADA-nummer behöver då inte uppges.

Om fakturan hamnar fel

Om fakturan för tolk som HSF ska betala hamnar hos dig som vårdgivare, beror det oftast på att ni inte har uppgett ert ADA-nummer hos tolkförmedlingen.

1. Kontakta tolkförmedlingen och uppge ert ADA-nummer för att se till att kommande fakturor hamnar rätt.
2. Bestrid fakturan och begär en kreditering. Tolkförmedlingen ska fakturera HSF istället.

Observera att HSF endast betalar för uppdrag 3 månader bakåt.

Om du är osäker på vem som ska betala fakturan hittar du mer specifik information i ditt avtal/förfrågningsunderlag. Du kan även vända dig till din avtalshandläggare på HSF för att få hjälp i frågan.

När tolktjänsten inte levereras enligt avtal

När en tolkförmedling har accepterat en tolkbokning är den skyldig att leverera tjänsten. Om något blir fel och behöver åtgärdas ska den aktuella tolkförmedlingen kontaktas direkt. Om telefontolk till exempel inte svarar finns det en möjlighet att tolkförmedlingen snabbt kan koppla in en annan tolk.

En avvikelserapport ska alltid skrivas när tolktjänsten inte levereras enligt bokningen. Vissa avvikelser är vitesgrundande och då kan du som vårdgivare begära ersättning direkt från den aktuella tolkförmedlingen.

Avvikelserapportering

Avvikelse- och felrapportering är viktigt för att regionen ska få veta hur tolkverksamheten fungerar och hur väl tolkförmedlingarna följer avtalen. Avvikelserapporter är också viktig input till tolkförmedlingarnas förbättringsarbete. En avvikelserapport ska skrivas även om händelsen rapporterats i något annat avvikelse- eller journalhanteringsystem som exempelvis Händelsevis.

Rapportering av avvikelser görs via ett webbformulär om bokning gjorts via telefon eller via Tolkportalen om bokningen gjorts där. Rapporterade avvikelser går direkt till berörd tolkförmedling och centralt till Region Stockholm för uppföljning.

Rätt till vite

För vissa avvikelser har vårdgivaren rätt till vite om tolken:

• har fel kompetens
• är av annat kön än som beställts (förutsatt att man har begärt detta vid beställningen)
• inte är den namngivna tolk som bokats (bekräftat från tolkförmedlingen)
• är mer än fem minuter sen till avtalad tid
• inte svarar när vårdgivaren ringer (gäller endast telefontolk)

Vitesprocessen

När vårdgivaren har skickat en avvikelse har tolkförmedlingen tio dagar på sig att besvara avvikelsen. Om tolkförmedlingen inte svarar i tid är avvikelsen automatiskt godkänd.

När tolkförmedlingen har godkänt en avvikelse och om avvikelsen är vitesgrundande har vårdgivaren rätt att skicka en faktura till tolkförmedlingen på 1 500 kronor i vite per godkänd avvikelse.

Om tolkförmedlingen inte godkänner avvikelsen kan vårdgivaren överklaga ärendet hos Region Stockholm/HSF. Vårdgivaren behöver då skriva en överklagan och beskriva vad som har hänt, och skicka denna till sin handläggare på HSF som fattar ett beslut i frågan och återkommer med utfallet till vårdgivaren och tolkförmedlingen.