Beställning av vacciner

Alla vårdgivare som vaccinerar på uppdrag av Region Stockholm ska beställa vacciner i beställningssystemet Proceedo. Detta för att beställande enhet ska erhålla avtalspriser samt få ersättning från Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF) för vacciner, exempelvis inom barnvaccinationsprogrammet.

Så här ansluter du dig till Proceedo för beställning av vacciner med leveranser från Tamro och Oriola

Handläggningstiden för nyregistrering och ändring av kunduppgifter är för närvarande minst 2 veckor.

För frågor om registrering av kunduppgifter, kontakta Serviceförvaltningen Vaccin.

För att kunna beställa vacciner i Proceedo med leveranser från grossisterna Tamro och Oriola behöver ni registrera kunduppgifter. De uppgifter som ska registreras är:

• Organisationens övergripande uppgifter
• uppgifter om läkemedelsförråd/beställande enhet
• vilka medarbetare som ska ha behörighet till beställningssystemet.

Vårdgivaren ansvarar för att löpande uppdatera kunduppgifter.  Aktuella kunduppgifter är en förutsättning för att ni ska få exempelvis rätt leverans och faktureringsuppgifter.

Utbildningsmaterial för beställning av vacciner med leveranser från Tamro och Oriola

Läs alltid användarhandboken innan du beställer vacciner i Proceedo med leveranser från Tamro respektive Oriola.  

BVC

För barnavårdscentraler (BVC) och skolenheter ska vacciner beställas i Proceedo med leveranser från Tamro och Oriola. Fakturan för vacciner inom programmet tillställs då per automatik HSF. Ni måste ansöka om ett unikt vaccinkonto genom att elektroniskt registrera kunduppgifter och ansluta er till Proceedo med leveranser från Tamro och Oriola. Inloggning sker med unikt användarnamn och lösenord.

HSF ersätter BVCs kostnader för de vacciner som ingår i nationella barnvaccinationsprogrammet (med regionala tillägg). Upphandlade vacciner ska alltid beställas i första hand.

Även för vaccin mot hepatit B (enligt särskilt program), tuberkulos och tuberkulosdiagnostikum går fakturan per automatik till HSF.

Rangordning gäller vid beställning av MPR. Eventuell miljöavgift betalas alltid av BVC (se avtalsvillkor).

Vårdgivare med vårdavtal och sjukhus

För övriga enheter så som privata vårdgivare med vårdavtal (till exempel husläkarmottagningar) kan vacciner beställas i Proceedo med antingen leveranser från Apoex eller Tamro/Oriola.  För sjukhusavdelningar och SLSO:s vårdcentraler (ej BVC) ska vacciner beställas i Proceedo med leveranser via Apoex.

Beställning av vacciner inom ramen för smittskyddslagen

Vacciner (Twinrix, Engerix och Vaqta) som beställs inom ramen för smittskyddslagen där fakturan ska tillställas Smittskydd Stockholm sker via e-post eller telefoni till respektive leverantör. Ni kan kontakta respektive leverantörs kundtjänst för beställning av vacciner inom ramen för smittskyddslagen.

Information om anslutning till Proceedo med leveranser från Apoex finns längre ned.

Elevhälsan

Vaccin mot humant papillomvirus (HPV) som ges inom det allmänna barnvaccinationsprogrammet bekostas av HSF. När skolorna beställer HPV-vaccin inom det allmänna barnvaccinationsprogrammet, i Proceedo med leveranser från Tamro och Oriola, skickas fakturan per automatik till HSF. Upphandlade vacciner ska alltid beställas i första hand.

Övriga vacciner bekostas av kommunen eller den enskilda skolan.

Rangordning gäller vid beställning av MPR. Eventuell miljöavgift betalas alltid av skolan/kommunen (se avtalsvillkor).

Vårdval Vaccination

Enheter som deltar i kampanjen mot säsongsinfluensan beställer vacciner och betalar för dessa. HSF ersätter sedan enheten när journalföring skett i systemet Vaccinera. För att kunna beställa vaccin mot säsongsinfluensan samt pneumokocker till avtalspris krävs att beställning görs i Proceedo.

Restnoterade vacciner

Leveransvillkor

Beställningar före kl. 14.00 levereras nästkommande vardag (tisdag-fredag) kl. 08.00-17.00 (ingen utleverans på måndagar eller dag efter helgdag). Om nästkommande vardag inte är ett passande leveransdatum kan önskad leveransdag anges i Proceedo.

Om leverans dröjer mer än tre arbetsdagar kan vite utgå för upphandlande vacciner - kontakta upphandlingsavdelningen (kontaktuppgifter finns längre ned).

Fri leverans i kyltransport direkt till vårdinrättning, om så krävs ska frysindikator medfölja lådan. Transportlådorna ingår i ett retursystem - kom ihåg att skicka tillbaka dem.

Returrätt gäller endast felaktiga leveranser eller reklamationer. Vid reklamation måste leverantören skriftligen aviseras inom två dagar efter att felet upptäckts.

Ordersvar

Du får alltid ett ordersvar på din beställning i Proceedo eller till din e-postadress. Om du inte kan ta emot vaccinleveranser närsomhelst under alla vardagar, tisdag-fredag, mellan kl. 08.00-17.00 (ingen utleverans på måndagar eller dag efter helgdag) är det VIKTIGT att du avvaktar ordersvaret för att se om det finns eventuell information om restorder.

Oriola restorder och delleveranser

Oriola levererar restorder till nästkommande vardag så fort varan kommer in i lager. Restorder förekommer när leverantören inte har alla beställda varor på lager för samtidig leverans och därför måste dela upp leveransen.

Det är därför VIKTIGT att du läser ordersvaret och omgående tar kontakt med Oriolas kundtjänst om du inte vill ha delleverans av restorder. Detta måste ske i direkt anslutning till att du fått ditt ordersvar för att Oriola ska hinna avsluta beställningen innan den skickas till packning och leverans. Du lägger därefter ny beställning när vaccinet finns tillgängligt hos leverantören.

För vaccinbeställningar till skolor makuleras alltid samtliga restorder per automatik från Oriola. Du lägger ny beställning när vaccinet finns tillgängligt hos leverantören.

Tamro restorder och delleveranser

Tamro levererar aldrig restorder till sina kunder utan resterande mängd makuleras. Du lägger därefter ny beställning när vaccinet finns tillgängligt hos leverantören.

Ansluta till Proceedo med vaccinleveranser från Apoex

För övriga enheter så som privata vårdgivare med vårdavtal (till exempel husläkarmottagningar) kan vacciner beställas i Proceedo med antingen leveranser från Apoex eller Tamro/Oriola. 

Ni ansöker till läkemedelsförsörjningen om att ansluta till Proceedo med läkemedelsleveranser via Apoex Inloggning sker via e-tjänstekort och orderradsavgift tillkommer som debiteras beställande enhet.

Information om Proceedo beställningssystem för läkemedel med leveranser från Apoex

Avtalsvillkor

Betalning sker 30 dagar efter godkänd faktura och leverans, dröjsmålsränta enligt räntelagen.

För Engerix-B utgår fraktavgift 150 kr vid ordervärde under 300 kr, denna avgift betalas av beställande enhet.

För diTeBooster, BCG Vaccin och Vivotif utgår fraktavgift 500 kr vid avrop som avser leverans av färre än 10 vaccindoser, denna avgift betalas av beställande enhet.

För M-M-RVAXPRO, Vaxneuvance, RotaTeq och Gardasil 9 utgår fraktavgift 500 kr vid avrop som avser leverans av färre än 10 vaccindoser, denna avgift betalas av beställande enhet.

För Triaxis, Tetravac och Hexyon utgår fraktavgift 500 kr vid avrop som avser leverans av färre än 10 vaccindoser, denna avgift betalas av beställande enhet.

Licenser

Vacciner på licens distribueras alltid via Apoex efter godkänd licensansökan från Läkemedelsverket utifrån klinikens licensmotivering.

Småorderavgift BCG-vaccin

Om den upphandlande myndighetens avrop avser leverans av färre än tio produkter har leverantören rätt att ta ut en leveransavgift om 500 kr. Avrop som avser leverans av fler än tio produkter ska ske utan leveransavgift. Leveransavgift får heller inte tas ut om leverantören och den upphandlande myndigheten kommer överens om att produkter ska samlevereras med andra produkter som leverantören ska skicka till den upphandlande myndigheten, detta gäller oavsett hur många produkter som samleveransen omfattar.

Upphandlade vacciner

Region Stockholm har flera vacciner på avtal. Avtalen omfattar leveranser till enheter inom regionen, de flesta kommuner i länet, vårdgivare med vårdavtal samt Region Gotland.

Upphandlingarna görs som ett samarbete mellan upphandlingsavdelningen och Stockholms läns läkemedelskommittés expertgrupp för vaccinationer.

Från och med den 1 september 2021 ingår Region Stockholm i ett nationellt samarbete mellan landets regioner och ADDA (tidigare SKL Kommentus Inköpscentral). Samarbetet innebär att nationella upphandlingar sker för flertalet vacciner.

För eventuella frågor om regionala avtal kontakta upphandlingsavdelningen.

Vissa avtal för barnvacciner är nationella och dessa upphandlingar har gjorts av SKL Kommentus Inköpscentral.

Kundsupport för dina beställningar och leveranser från Tamro och Oriola

(till exempel problem med fakturering, sortiment, reklamationer och felleveranser)

Om du får problem med dina beställningar eller leveranser ska du i första hand kontakta respektive leverantörs kundtjänst.

Vid allvarliga problem ska även upphandlingsavdelningen informeras.

Returrätt gäller endast felaktiga leveranser eller reklamationer. Vid reklamation måste leverantören skriftligen aviseras inom två dagar efter att felet upptäckts.

Kontakt inom Region Stockholm

För frågor om beställningssystemet Proceedo med leverans av vacciner från Oriola/Tamro:

För frågor om beställningssystemet Proceedo med leverans av vacciner från Apoex:

Serviceförvaltningens servicedesk. Måndag till torsdag 07.00-16.30, fredag 07.00–16.00.

08-123 136 00 (menyval 1 för Proceedo)

För frågor/mer information om beställning av vacciner via Apoex – när det gäller Region Stockholms läkemedelsförsörjning:

För frågor om vaccinleverantörsavtal:

För frågor/mer information om vaccinering enligt smittskyddslagen:

Fördjupad information

Läkemedelskommitténs expertråd för vaccinationer