Brödsmule-navigation

Kliniker och IT-arkitekter från verksamheterna som är involverade i Framtidens vårdinformationsmiljö, FVM, har gjort en nulägesanalys i användningen av operationsplaneringsverktyg i Region Stockholm och Region Gotland. Vårdgivare i Stockholm besöktes för att få mer kunskap om hur medarbetare praktiskt arbetar i Orbit. Telefonintervjuer med medarbetare på Gotland gjordes för att bättre förstå hur Provisio, Gotlands operationsplaneringsverktyg, fungerar. Kartläggningen av användningen gjordes för att få bättre förståelse om behov som finns idag med nuvarande verktyg och hur arbetet kan behöva anpassas när den nya upphandlade lösningen rullas ut i verksamheten.

I regionerna Stockholms och Gotlands gemensamma upphandling av ett modernt journalsystem efterfrågas ett nytt operationsplaneringsverktyg. Funktionalitet som önskas av det nya systemet är till exempel att ha notifieringar om patienthändelser som påverkar operationsplaneringen, mindre antal uthopp till andra system och att minska dubbeldokumentation under planeringen. I dagens it-stöd behöver operationsplanerarna göra uthopp mellan flera olika program, för att kontrollera om ny vårdinformation dokumenterats, som påverkar planeringen av den anmälda operationen, för att sedan föra över denna information. Beroende på vilken leverantör som regionen väljer i slutändan, kommer funktionaliteten att skilja sig åt.

Under besöken på olika sjukhus kartlades samtliga steg i operationsplaneringsprocessen, från operationsanmälan till patientkallelse. En stor bredd av medarbetare intervjuades som i sitt dagliga arbete använder Orbit eller Provisio, bland annat anestesi- och operationssjuksköterskor, operatörer, sterilcentraltekniker och systemförvaltare.

Johanna Albert är docent i anestesi och intensivvård och har lång erfarenhet av Orbit i sin tidigare roll som anestesiläkare och därefter som chef för kirurg- och urologkliniken på Danderyds Sjukhus. Hon är involverad i FVM sedan 2018 och har deltagit i kartläggningen.

– Egentligen är det inget större bekymmer att Stockholm och Gotland använder två olika operationsplaneringsverktyg. Däremot är det ett bekymmer att de olika Orbit i Stockholm inte kommunicerar med varandra utan fungerar helt självständigt, liksom Proviso gör på Gotland. Det skapar extraarbete om vi till exempel vill föra över 25 bråckoperationer till Danderyds Sjukhus från Södersjukhuset för att det är lång väntetid till operation på Södersjukhuset. Då går inte det, utan att varje patient på Södersjukhuset måste avslutas och därefter anmäla varje patient som ny patient med operationsbehov. Med ett nytt it-stöd önskar vi kunna föra över dessa på ett smidigt sätt.

I studien framkom att funktionalitet i operationsplaneringsverktygen användes på lite olika sätt hos vårdgivarna och variationen i det dagliga arbetet berodde på hur mycket enheten arbetat med standardiseringsfrågor. Operationsanmälan görs i stort sätt likadant överallt och har ett tillräckligt gott it-stöd idag. Operationsplanerare arbetar däremot efter lokala rutiner med att planera för operationer och säkerställa att kringåtgärder utförs inför operation. Arbetet innehåller regelbundna uthopp till andra it-system där det saknas integration, som TakeCare, 1177 eller Tolkportalen. Ofta används två eller tre bildskärmar samtidigt och kräver pappersanteckningar vid sidan av.

– Operationsplaneraren har en väldigt viktig uppgift och har ett stort behov av it- stöd, men deras arbete sker idag med mycket lite it-stöd och nöjdheten är heller inte särskilt stor bland dessa medarbetare.

Både Orbit-användare och de som använder Provisio tillfrågades om de kunde tänka sig att eventuellt byta operationsplaneringssystem och majoriteten svarade att man gärna byter it-stöd, förutsatt att det är ”minst lika bra” eller helst bättre än nuvarande.

I kartläggningen noterades även att dubbeldokumentation förekommer i flera fall. Dels fyller medarbetare i samma information i olika fält i Orbit, exempelvis dokumenterar både operations- och anestesisköterskor användningen av lokalanestesimedel. Dels dokumenteras information om patientens längd, vikt och kontaktuppgifter till anhöriga i både Orbit och TakeCare.

– Sammanfattningsvis har vi sett att i en operationsplanering finns det yrkesgrupper som har ett svagt it-stöd i sitt arbete idag, vilket FVM vill förbättra. Vi vill också minska dubbeldokumentation som sker idag för vissa medarbetare. För att effektivisera och få en bättre uppföljningsmöjlighet och överföring av nationella register, behöver vi utveckla strukturerad vårddokumentation ännu mer i det nya systemet än vad vi gör idag. Strukturerad vårddokumentation kommer bli allt viktigare i ett nytt it-stöd så att man kan återanvända information och minska mängden dubbeldokumentation som görs idag.

– Med ett gemensamt operationsplaneringsverktyg för Region Stockholm och Region Gotland är ambitionen att vi har färre justeringar i operationsanmälan under operationsplaneringen vilket gör att vi kommer kunna jobba smidigare.