Regionalt arbetsplatskodsregister

En arbetsplatskod behövs vid förskrivning av läkemedel och förbrukningsartiklar. Region Stockholm gör i samband med ett större arbete (masterdataprogrammet) avseende koder för identifiering inom vården, en uppdatering av regionens arbetsplatskoder och hur de förvaltas:

• Ett nytt regionalt arbetsplatskodsregister skapas och de koder som inkluderas i det kvalitetssäkras.
• Reglerna för vilken information som knyts till arbetsplatskod och var i vårdgivarens organisation de tillhör ses över.
• En process för tilldelning, förvaltning och kvalitetssäkring av arbetsplatskoder tas fram.

För nuvarande och framtida innehavare av arbetsplatskod innebär det sammanfattningsvis:

• Arbetsplatskoder som inte använts de senaste fyra åren kommer inte att flyttas in i det nya registret utan kommer att stängas för förskrivning inom högkostnadsskyddet.
• Flera vårdgivare har kontaktats och uppmanats att skapa nya arbetsplatskoder. De tidigare arbetsplatskoderna, som alltså ersätts, kommer att kunna användas för förskrivning inom högkostnadsskyddet fram till ett visst datum. 
• Privata vårdgivare ska vid behov av nya koder framöver ansöka om arbetsplatskod och tilldelas inte per automatik en arbetsplatskod inom ramen för avtal med regionen.
• Förvaltning och ansökningsförfarande för arbetsplatskoder för fritidsförskrivning ändras inte.

Det nya regionala arbetsplatskodsregistret

Idag används en kombikakod som arbetsplatskod inom Stockholms län. Eftersom användningen av kombikakoder fasas ut skapas ett nytt regionalt arbetsplatskodregister. I det nya registret är inte länge arbetsplatskoden en kombikakod.

Det nya regionala arbetsplatskodsregistret kommer att finnas i den så kallade MDM-plattformen. Om arbetsplatskoden är knuten till en enhet kommer uppgift om arbetsplatskoden finnas vid uppgifter om enheten i MDM-plattformens register över enheter. Alla arbetsplatskoder kommer alltid vara knutna till en enhet, en organisation eller en person med särskilda regler för livscykelhantering, och visas i ett eget register i MDM-plattformen.

Huvudregeln i det nya registret är att det ska finnas en arbetsplatskod per utförande enhet hos en vårdgivare och en arbetsplatskod per person vid fritidsförskrivning (gäller icke kliniskt verksamma, till exempel pensionärer). Arbetsplatskoder som tillhör vårdgivare som lagt ner verksamheten, eller personer som avlidit eller flyttat från regionen kommer inte att vara aktiva i registret.

Förändringar som kan påverka er verksamhet

Alla verksamheter och personer som idag har en arbetsplatskod utfärdad av Region Stockholm kan beröras av förändrad tillämpning och rutiner i samband med införandet av ett nytt regionalt arbetsplatskodsregister.

Om er arbetsplatskod uppfyller de regler som gäller för det nya arbetsplatskodsregistret  och om den har använts de senaste fyra åren, kommer befintlig arbetsplatskod att migreras till det nya regionala arbetsplatskodsregistret. Innehavare av dessa arbetsplatskoder påverkas inte av förändringen i registret.

I följande fall kommer inte arbetsplatskoder att migreras in i det nya registret:

• Koder som inte nyttjats på 4 år kommer att stängas och inte migreras.
• Koder som används i verksamheter som inte uppfyller kriterierna om en kod per vårdutförande enhet kommer inte att migreras, utan stängs efter att de ersatts av andra koder i dialog med verksamheten.
• En stängning innebär att förskrivning på arbetsplatskoden efter stängningsdatumet (utfärdandedatum) inte längre täcks av högkostnadsskyddet.

Nedan finns mer detaljerad information för regionägda vårdgivare, övriga innehavare av arbetsplatskoder samt för enheter som använder Pascal-koden för att läsa i Pascal.

Regionägda vårdgivare

• Som regionägd vårdgivare räknas bland annat Karolinska universitetssjukhuset, Danderyds sjukhus, Södersjukhuset, Södertälje sjukhus, S:t Eriks ögonsjukhus, Stockholms läns sjukvårdsområde och Tiohundra.
• De verksamheter där flera vårdutförande enheter har en gemensam arbetsplatskod kommer att tilldelas nya koder. Detta har respektive vårdgivares förvaltning fått information om under det förberedande arbetet.
•  It-system med förskrivningsstöd kommer att få gemensamma arbetsplatskoder bytta till nya tilldelade arbetsplatskoder av respektive vårdgivares systemförvaltning. Efter att bytet skett kommer gemensamma arbetsplatskoder att stängas.
• Om enskilda personer har lagt in en arbetsplatskod i en app eller liknande kommer personerna själva behöva byta koden till sin hemmahörande enhets nya arbetsplatskod.
• Förtryckta pappersrecept kan innehålla arbetsplatskoder som är gemensamma och kommer att stängas. Nya pappersrecept med nya arbetsplatskoder kan behöva beställas.
• Framöver kommer arbetsplatskoder för nya vårdutförande enheter att skapas automatiskt när nya vårdutförande enheter skapas i MDM-plattformen (med undantag för enheter tillhörande vissa medicinska verksamhetsområden).
• En arbetsplatskod kommer att stängas när en vårdutförande enhet stängs i MDM-plattformen.
• Den vårdutförande enhetens arbetsplatskod kommer att exporteras till Ek (för bland annat förskrivning i Pascal) baserat på vilken vårdutförande enhet som den är kopplad till i MDM-plattformen (inte längre baserat på MEK).

Övriga innehavare av arbetsplatskod

• Om er verksamhet behöver byta arbetsplatskod på grund av de nya reglerna för arbetsplatskoder så har ni eller er systemförvaltning redan fått information om det under det förberedande arbetet.
• Framöver om en vårdgivare eller icke kliniskt verksam person har behov av en arbetsplatskod ska en ansökan göras och ett avtal om en arbetsplatskod tecknas. Det görs via en ansökningsblankett.
• Arbetsplatskoder kommer inte löpande exporteras till enheter i Ek (som idag).
• Vid migrering till det nya regionala arbetsplatskodsregistret kommer de arbetsplatskoder som via MEK är kopplade till ett HSA-id för en enhet som finns i Ek att läsas över en gång till Ek.
• De som administrerar sina enheter i HSA via Ek kommer efter övergången till det nya regionala arbetsplatskodsregistret på egen hand kunna lägga in och ändra arbetsplatskoder för enheten direkt i Ek.
• De som administrerar sina enheter i annan primärkälla än Ek kan idag och även fortsättningsvis lägga in en arbetsplatskod för enheten manuellt i HSA.  

Pascalkod för att läsa i Pascal

• Arbetsplatskoden som börjar på ”01” och slutar på ”777” och heter ”Pascalkombika för SÄBO” (nedan kallat Pascalkoden) används av flera enheter för att läsa i Pascal.
• Om er enhet är verksam inom Stockholms län kommer ni kunna fortsätta använda denna arbetsplatskod för att läsa i Pascal.
• För nya enheter verksamma inom Stockholms län som enbart har behov av att få läsbehörighet i Pascal så kan Pascalkoden läggas in manuellt för enheten i Ek eller HSA via respektive katalogadministratör.
• Pascalkoden får inte användas för förskrivning av läkemedel eller förbrukningsartiklar. Om er enhet behöver förskriva i Pascal och saknar annan arbetsplatskod kan ni ansöka om en ny arbetsplatskod.
• Om er enhet är verksam utanför Stockholms län får ni inte använda Pascalkoden varken för att läsa eller förskriva i Pascal. Ni behöver ansöka om en ny arbetsplatskod via regionen i det län som enheten är verksam inom.

Tidplan

Det har pågått ett intensivt förberedande arbete inför en kommande migrering av befintliga arbetsplatskoder som uppfyller kriterierna för en giltig arbetsplatskod. Arbetet har skett tillsammans med förvaltningar hos de regionägda vårdgivarna och de större privata vårdgivarna.

Övergång den 9 april

En övergång till det nya regionala arbetsplatskodsregistret kommer att genomföras 9 april. Redan befintliga aktiva arbetsplatskoder som uppfyller kriterierna kommer att migreras över senast 9 april. Nya koder skapas upp den 9 april och kommer att vara aktiva för att börja användas 10 april.

Export av Arbetsplatskod till Ek den 14 april

Befintliga och nya arbetsplatskoder kommer att exporteras till Ek den 14 april. Fram till detta datum sker inga förändringar av arbetsplatskoder i Ek. Efter detta datum kommer arbetsplatskoder för regionägda verksamheter att exporteras till Ek automatiskt baserat på kopplingen mellan arbetsplatskod och HSA-id i MDM-plattformen. För övriga verksamheter är det från och med den 15 april möjligt att manuellt administrera fältet Arbetsplatskod för enheter i Ek.

Nya arbetsplatskoder

Enheter som tilldelats nya arbetsplatskoder ska senast den 13 juni ha bytt ut till dessa. Förvaltningar eller enskilda vårdgivare som berörs blir särskilt informerade om detta.

Den framtida arbetsplatskoden

I samband med implementering av det nya regionala arbetsplatskodsregistret så kommer så många arbetsplatskoder som möjligt att migreras. Det innebär att befintliga arbetsplatskoder (tillika kombikakod) behålls ifall koden uppfyller våra kriterier bland annat en arbetsplatskod per vårdutförande enhet. För de verksamheter som idag delar på en arbetsplatskod så kommer nya att tilldelas. Alla nya som skapas i samband med migrering och fortsättningsvis kommer att ha ett format om 13 tecken inklusive 01 i början som står för Stockholms län till exempel 0177000000001.  

Bakgrund

Relaterad information

Kontakt