Driftstart av vårdverksamhet

Beslut om att vårdverksamhet ska bedrivas

Driftstart föregås alltid av ett beslut. När överenskommelsen/avtalet är undertecknat behöver nödvändiga förberedelser göras inför driftstarten. I överenskommelsen/avtalet framgår datum för planerad driftstart. Läs mer:

Inför driftstart av vårdverksamhet

Inför driftstart kommer avtalsansvarig ta kontakt med er för att planera driftstartsmöte och för att nödvändiga uppgifter för korrekt implementering i relevanta it-system ska lämnas in.

It-system och tjänster som krävs för vårdverksamheten

Information om vilka system eller tjänster som krävs inom respektive avtalsområde finns i vårdavtalet i informationshanteringsbilagan eller under rubriken Digitala förmågor i uppdragsbeskrivningen. Hur de kravställda digitala förmågorna ska uppfyllas beskrivs för respektive digital förmåga.

Implementering i aktuella it-system och tjänster

Nya vårdgivare kontaktas av avtalsansvarig i samband med avtalstecknande och ombes inkomma med nödvändiga uppgifter. Detta sker via ett formulär i word-format eller digitalt i Dila-portalen, ni får information från avtalsansvarig vilket sätt som gäller för er. När uppgifterna inkommit beställer avtalsansvarig implementering i aktuella it-system och tjänster. Ni meddelas när de koder som i vissa fall behövs för att bygga strukturen i vårdgivarens vårdinformationssystem är skapade. Hela processen för implementering i it-systemen tar sex till åtta veckor.

Dila-portalen

Om du ska använda Dila-portalen för att lämna uppgifter finns information här. 

Förändringsstopp i it-system kan påverka handläggningstiden

Årliga och återkommande förändringsstopp i it-systemen kan påverka handläggningstiden. Under sommaren (mitten av juni till mitten av augusti) och vid jul och nyår (julhelgen till mitten av januari) finns det begränsad bemanning som hanterar Region Stockholms it-system för vårdverksamhet. Under dessa perioder sker endast akuta förändringar i dessa it-system. Tandvårdens leverantörer hanteras i andra it-system och påverkas inte av förändringsstoppet.

Vårdgivarens förberedelser

Anmälan till vårdgivarregistret hos Inspektionen för vård och omsorg 

Ni behöver vara anmälda till Inspektionen för vård och omsorgs (Ivo:s) vårdgivarregister innan avtalsansvarig kan beställa implementering i aktuella it-system och tjänster. Alla vårdgivare ska enligt lag vara registrerade i Ivo:s vårdgivarregister (kapitel 2 patientsäkerhetslagen 2010:659, PSL, riksdagen). Ibland kravställs registerutdrag redan vid ansökan, det framgår i sådana fall i förfrågningsunderlaget. Skicka registerutdrag till avtalsansvarig så snart registrering skett. Mer om registret och blankett för anmälan finns på Ivo:s webbplats.

Konfigurera vårdinformationssystem/journalsystem

I vårdavtalet (Informationshanteringsbilagan och/eller under rubriken Digitala förmågor) framgår om ni ska rapportera vård till Gemensamt vårdregister (GVR). Om så är fallet behöver journalsystemet konfigureras. Informationen förs sedan över automatiskt från erat journalsystem och lokala kassa/patientadministrativa system till GVR.

GVR används för att registrera besök, vårdtillfällen, typ av vårdkontakt och diagnoser. Informationen i GVR används som underlag för ersättning till vårdgivaren och av uppföljningsdatabasen VAL.

Ansluta till SLL-net

I vårdavtalet (Informationshanteringsbilagan och/ eller under rubriken Digitala förmågor) framgår om ni ska vara anslutna till Region Stockholms nätverk via SLL-net eller SAM. Om så är fallet behöver verksamheten anslutas till Region Stockholms nätverk för att få tillgång till väsentliga it-system.

Registrera personal i Ek

Registrera all personal i Elektroniska katalogen, Ek genom att kontakta Ek-administratören eller beställ personposter via blanketter här:

Beställa E-tjänstekort

Beställ e-tjänstekort till all personal genom att kontakta förvaltningen för e-tjänstekort:

Ledningssystem för kvalitetsarbete

Ni ska ha ett ledningssystem i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9.

Driftstartsmöte

Innan en verksamhet får starta genomförs ett driftstartsmöte i era lokaler cirka 14 dagar innan planerad driftstart. Driftstartsmötet syftar till att säkerställa att ni kan uppfylla kraven i avtalet. Som ny vårdgivare ska ni till exempel kunna redogöra för följande:

• Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig
  • Är de utsedda personerna införstådda med sitt lagstadgade ansvar?
• Lokalerna
  • Uppfyller lokalerna kraven på tillgänglighet och hygien?
  • Finns all nödvändig utrustning på plats?
  • Framgår det att mottagningen arbetar på uppdrag av Region Stockholm?
• Kvalitet
  • Hur ser erat kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9 ut?
  • Finns ett system för avvikelsehantering?
  • Hur planerar ni arbetet med att systematiskt förbättra er verksamhet?
• Bemanning
  • Finns personal i den omfattning som krävs för att utföra uppdraget?
  • Har personalen adekvat utbildning och kompetens?
• Tillgänglighet
  • Kan mottagningen hålla öppet enligt kraven i avtalet?
• Digital tillgänglighet
  • Uppfyller ni de kravställda digitala förmågorna för en digifysisk hälso- och sjukvård?
• Digitala förmågor för styrning och stöd av hälso- och sjukvårdens kärnverksamhet:
  • Rapportering
    • Kan journalsystemet rapportera till GVR?
    • Har ni de kombikakoder som krävs för att rapportera uppdraget?
  • Fakturering
    • Vem godkänner fakturaunderlag i Vårdfaktura?
  • Säker infrastruktur
    • Är mottagningen ansluten till SAM/ SLL-net?
    • Hur arbetar ni med informationssäkerhet?
    • Har all personal HSA-id i Ek och e-tjänstekort?

Efter driftstartsmötet fattas ett beslut om ni uppfyller alla krav och har möjlighet att starta vid planerat driftstartsdatum. Om beställaren bedömer att ni inte kommer att klara att driva verksamheten enligt avtalet från driftstart har beställaren rätt att ensidigt fatta beslut om att senarelägga driftstarten eller säga upp avtalet till förtida upphörande.

Verksamhetsadministration

Samlad information och regelverk om olika administrativa uppgifter och system som ni som vårdgivare i Region Stockholm kan behöva för att driva verksamhet finns på sidan Verksamhetsadministration. Innehållet är uppdelat i flera områden: administrera, rapportera, uppföljning, läkemedel samt Vårdutbud, remittering och hänvisning. Här finns också länkar till fördjupning om verksamhetskrav.