Nationella verksamhets-identiteter, NVID

Berörda vårdgivare och system

Alla vårdgivare med avtal om att utföra vård med ersättning från Region Stockholm berörs. Dessutom berörs alla övriga organisationer som idag använder kombikakod som verksamhetsidentifierare.

Om projekt Nationella verksamhetsidentiteter

Projektet Nationella verksamhetsidentiteter, NVID, ingår i Masterdataprogrammet och möjliggör en mjuk övergång för vårdgivare, systemägare och förvaltningsobjekt som därmed kan genomföra nödvändiga anpassningar i system och processer under en övergångstid.

NVID är ett övergripande projekt med regionalt ägandeskap och styrgrupp och består av tre områden.

NVID Område 1

NVID Område 1 skapar med hjälp av ett mappningsarbete förutsättningar för en övergång från att rapportera vård med kombika till att rapportera på nytt sätt med HSA-id. Projektet bidrar med stöttning, samordning och information kring mappningsarbetet. Projektet säkerställer också att information om NVID når alla vårdgivares förvaltningar och leverantörer inför kommande anpassningar. Projektledare för Område 1 är Henrik Andersson.

NVID Område 2 (HSF)

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, HSF, genomför ett eget NVID-projekt. HSF har likt alla större vårdgivare ett eget NVID-projekt. HSF behöver göra ett antal aktiviteter för att möjliggöra att Region Stockholm går över till det nationella sättet att identifiera den vårdutförande enheten elektroniskt med HSA-id och istället för den regionala kombikakoden för verksamhetsidentifiering. Initialt har utredningar startat för att utreda om vad som ska ändras. Detta kommer sedan följas av genomförande av de anpassningar som beslutas. Projektledare för NVID HSF (Område 2) är Sofia Lundberg.

NVID Område 3

NVID Område 3 inbegriper det arbete som behöver genomföras av vårdgivarna.

En viktig förutsättning för NVID är ett mappningsarbete som behöver genomföras i vårdgivares systemdatastruktur. Detta innebär städning och rensning av kombikakoder, HSA-id:n, uppdrag och kopplingar dessa emellan, så kallade mekningar. Mappningsarbetet utgör ett första steg i NVID-projektet och utförs av vårdgivarna med stöd från NVID-projektet. Detta arbete har nu nått 99% korrekta mekningar (från 56%) och utredning av återstående kombikakoder pågår hösten 2022 och våren 2023. Mappningen kommer sedan att behöva vidmakthållas till och med Q4 2024, det vill säga fram tills övergång från kombikakod till HSA-id som verksamhetsidentitet är genomförd.

Under 2022 har vårdgivarnas förvaltningar genomfört en inventering av kombika-användande system och processer som en förberedelse för de nödvändiga anpassningar som kommer att behöva göras.

När ny specifikation för rapportering av vård är framtagen ska samtliga system som använder kombikakoder som identifierare anpassas för att istället använda HSA-id. Anpassning kan genomföras i egen takt fram till och med Q4 2024. Berörda verksamheter ansvarar för genomförandet och budget för anpassningarna av egna system och processer. 

Nödvändiga åtgärder för vårdgivare

För att möjliggöra en mjuk övergång, där organisationer och system kan byta identifierare i sin egen takt till senast Q4 2024, krävs att alla berörda organisationer gör följande.

• Startar ett lokalt projekt kring NVID och meddelar kontaktperson/projektledare till central projektledare för NVID.
• Genomför städning och rensning av koder och genomför mekning av kombika, HSA-id och uppdrag (99% uppnått 31/10 2022).
• Vidmakthåller mappningen till och med Q4 2024, det vill säga fram tills att övergång från kombikakod till HSA-id som verksamhetsidentitet är genomförd.
• Under 2022 och början av 2023 behöver genomlysning göras av system med beroenden till kombikakod som verksamhetsidentifiering. När nya specifikationer är framtagna behöver en plan för övergång tas fram. Arbetet ska resurssäkras och budgeteras. Bra och viktigt att så snart som möjligt utreda systemets förutsättningar och eventuella risker vid en övergång.

Vilka resurser behövs för att utföra mappningsarbetet?

Personer som arbetar med förvaltning av TakeCare och katalogansvarig för Elektroniska Katalogen, EK. Även personer som arbetar praktiskt med förutsättningar för ekonomisk rapportering, exempelvis controllers, kombikaansvarig eller motsvarande bör delta. En av dessa behöver vara kontaktperson mot NVID-projektet.

Förberedelsearbete i vårdgivares system under 2022

• En genomlysning av system inom objektet kring var och hur kombikakod används idag, såväl inom systemen som i gränssnitt mot omgivande system.
• Förstudie inklusive riskanalys för övergång från kombika till HSA för berörda system.

Tillgängligt stöd för vårdgivare att utföra mappningsarbetet

Projektet tillhandahåller riktlinjer, information och stöd i mappningsarbetet. Arbetet inleds med ett uppstartsmöte per vårdgivare och därefter genomförs regelbundna avstämningar och uppföljningar för att säkerställa framdrift i arbetet.

Nedanstående dokument innehåller en anvisning för hur vårdgivare ska tänka och göra gällande mappning: 

Mappningsarbetet kan medföra ändringar i Elektroniska katalogen, EK. Vid ändring i EK är det viktigt att regelverk för EK följs. Mer information finns under rubriken "Regelverk för beskrivning av organisation i EK" på sidan om EK.

Instruktioner stängning av kombikakoder som inte används

Instruktioner för vårdgivare som inte har behörighet stänga kombikor

1. Säkerställ att kombikakoderna som ska stängas inte används.
2. Öppna formuläret för stängning av kombikor för vårdgivare som du hittar nedan.
3. Fyll i formuläret. Skriv in kombikakoder inklusive namn. Formuläret ska innehålla kombikakoder och kombikakodernas namn samt företagsnamn, mottagning/enhetsnamn och ADA-avtalsnummer (står i sidhuvudet på avtalet med HSF).
4. Spara det ifyllda formuläret lokalt i din dator.
5. Mejla formuläret till avtalshandläggare på HSF. Om det rör flera olika avtal skapas flera formulär och skickas till olika handläggare inom HSF. Detta gör att handläggningen går fortare.
6. Avtalshandläggare inom HSF stämmer av med controller och hanterar beställningen vidare inom HSF och Serviceförvaltningen.

Instruktioner för vårdgivare som har behörighet stänga kombikor

1. Säkerställ att kombikakoderna som ska stängas inte används.
2. Öppna formuläret för stängning av kombikor för vårdgivare som du hittar nedan.
3. Fyll i formuläret. Skriv in kombikakoder inklusive namn. Formuläret ska innehålla kombikakoder och kombikakodernas namn samt företagsnamn, mottagning/enhetsnamn och ADA-avtalsnummer (står i sidhuvudet på avtalet med HSF).
4. Spara det ifyllda formuläret lokalt i din dator.
5. Skicka in formuläret genom att skapa ett ärende i tellus.sll.se

Instruktioner för att ändra egenskaper, flytta listning, ändra namn för kombika/kombikor 

1. Säkerställ så långt det är möjligt att ändringen fungerar med avseende på ersättning, uppföljning och utbud inklusive synlighet på 1177.
2. Öppna formuläret för ändring av egenskaper, flyttning av listning, ändring av namn för kombika/kombikor som du hittar nedan. 
3. Fyll i formuläret. Skriv in kombikakoder, namn inklusive nytt namn. Formuläret ska innehålla kombikakoder och kombikakodernas namn samt företagsnamn, mottagning/enhetsnamn och ADA-avtalsnummer (står i sidhuvudet på avtalet med HSF).
4. Spara formuläret lokalt i din dator. Ändra namnet på filen så att företag och datum framgår.
5. Mejla det ifyllda formuläret till: kodserver.hsf@regionstockholm.se

Instruktioner för ommekning av kombikakoder

1. Säkerställ så långt det är möjligt att ändringen fungerar med avseende på ersättning, uppföljning och utbud inkl. synlighet på 1177.
2. Fyll i formuläret ”NVID ommekning av kombikor_vårdgivare” som du hittar här nedanför och spara det lokalt i din dator.
3. Mejla det ifyllda formuläret till kodserver.hsf@regionstockholm.se

HSA-katalogen

Ändringar i EK innebär ändringar i HSA. HSA är både ett regelverk och en elektronisk katalog som innehåller kvalitetsgranskade uppgifter om personer och verksamheter i Sveriges kommuner och regioner samt privata vårdgivare. Informationen används av många e-tjänster för att söka kontaktuppgifter. Uppgifterna i HSA är också en viktig källa för behörighetsgrundande information vid inloggning i olika system och tjänster, särskilt system som lyder under Patientdatalagen.

Varför behöver NVID genomföras?

NVID är en förutsättning för effektiv nätverkssjukvård då denna kräver att samtliga involverade parter (såväl regioner, kommuner som privata vårdgivare) använder samma identifierare för verksamhet, det vill säga HSA-id. NVID är också en förutsättning för införande av nytt vårdinformationssystem som endast ska stödja nationell identifiering av verksamhet. 

Nyttor med övergång till HSA-id

• Skapar förutsättningar för en fortsatt digital transformation och införande av befintliga/nya e-tjänster.
• Skapar förutsättningar för att flytta administration av Privata vårdgivare till nationella HSA-katalogen.
• På sikt minska administration då två kodverk inte längre behöver underhållas.
• Möjliggör Region Stockholms nationella interoperabilitet för utbyte av digitaliserad vårdinformation med andra vårdaktörer.
• Bidrar till ökad informationssäkerhet genom ökad tydlighet och kvalitet.

Fattade beslut och hålltider

Hälso- och sjukvårdsdirektören fattade i januari 2020 ett verkställighetsbeslut om att kombikakoden ska avvecklas som verksamhetsidentitet. Möjlighet att rapportera vård och identifiera verksamhet med hjälp av HSA-id ska finnas inom Region Stockholm senast Q2 2023. Målet är att kombikakod som verksamhetsidentifierare är helt avvecklad i december 2024.

Bakgrund om kodverken

I Region Stockholm används idag två kodverk/register för att identifiera verksamheter; nationellt HSA-id samt den stockholmsspecifika kombikakoden, som utvecklades på 1970-talet. Kombinationen av dessa gör det otydligt vem som gör vad, var. Orsaken är att samma eller liknande information finns på flera ställen; i vårdgivarens HSA-katalog, i Regions Stockholms HSA-katalog (EK) samt i Kodservern.

Många av vårdens administrativa system såsom kassasystem, patientadministrativa system, beställnings- och bokningssystem har funnits länge och kan bara hantera kombikakod. Detta innebär att alla verksamheter med eget ansvar att administrera identiteter måste administrera manuellt i dubbla register. För den centrala administrationen inom regionen, som tillhandahåller administration av identiteter för mindre privata vårdgivare utan eget katalogansvar, är det samma sak.

Kontakt

Har du frågor eller funderingar går det bra att mejla dem till: