Att anlita underleverantör i vårdavtal

Informationen gäller vårdgivare som är en fysisk eller juridisk person som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster och som har vårdavtal med Region Stockholm enligt LOV eller LOU.

Definition

Med underleverantör menas här ett privat företag eller en organisation som anlitas av en privat huvudleverantör för att direkt medverka vid utförandet av de hälso- och sjukvårdstjänster som omfattas av huvudleverantörens åtaganden, det vill säga vårdgivare enligt Socialstyrelsens definition. En och samma leverantör (vårdgivare) kan vara huvudleverantör i ett avtals- och uppdragsförhållande och underleverantör i ett annat.

Med underleverantör i detta sammanhang avses inte en enskild person (trots att denne kan vara vårdgivare) som utför hälso- och sjukvårdstjänster på uppdrag av huvudleverantören. Bemanningstjänster inkluderas inte heller i begreppet underleverantör i detta sammanhang.

Om regionägd verksamhet anlitar en leverantör är det inte att betrakta som en underleverantör. Regionägd verksamhet och hälso- och sjukvårdsförvaltningen är samma juridiska person. Regionägd vård ska inte registreras som underleverantör.

Blanketter

Generella principer vid anlitande av underleverantör

• Krav som gäller för underleverantör som anlitas av huvudleverantör formuleras i avtalet med huvudleverantören.
• Krav som anges i avtalet avseende när, var och hur vårdtjänster ska utföras gäller även när huvudleverantör anlitar underleverantör för utförande av delar av ett uppdrag eller en vårdtjänst. Detta om inget annat anges i huvudleverantörens avtal.
• Huvudleverantören ansvarar för underleverantörens åtaganden och eventuella brister som för egen räkning. Om det framkommer brister i underleverantörens utförande kan beställaren kräva att underleverantören byts ut. Det kan även innebär att huvudleverantörens avtal sägs upp.
• Beställarens skyldighet och möjlighet att följa upp utförandet av de hälso- och sjukvårdstjänster som utförs på uppdrag av beställaren ska kunna möjliggöras även om del av uppdraget utförs av underleverantör.
• Om det i avtalet anges att uppdrag eller en vårdtjänst ska utföras i en viss lokal eller med en viss geografisk begränsning gäller detta krav oavsett om det är huvudleverantören eller underleverantören som utför det.
• Beställaren har rätt att vid var tid granska underleverantörens verksamhet.
• På 1177 ska i kontaktkortet tydligt anges om vårdgivaren är en underleverantör och i så fall till vilken huvudleverantör.
• Underleverantör får inte i marknadsföringssyfte använda uppdragsmärket eller påtala avtalsförhållande med Region Stockholm. Däremot ska det i lokaler framgå om de arbetar indirekt på uppdrag av Region Stockholm.
• Vård som utförs av underleverantören ska journalföras och rapporteras av underleverantören. Huvudleverantör ska se till att underleverantörers inrapportering av vårdtjänster enligt avtalet är korrekt och i tid.
• Primär kontaktväg är mellan huvudleverantör och avtalsansvarig. Undantaget är när en godkänd underleverantör ska implementeras, eller vid eventuell felsökning i it-system. Då kan beställaren ha direktkontakt med godkänd underleverantör.
• Underleverantör ska ges tillgång till de it-system som krävs för uppdraget. För att underleverantören ska medges tillgång till hälso- och sjukvårdsförvaltningens it-system på ett säkert sätt krävs en ansvarsförbindelse (se blankett nedan).
• Det är bara beställarens avtalsparter som har rätt att fakturera beställaren därför betalas ersättning endast till huvudleverantör.
• Huvudleverantörs anlitande av underleverantörer ska inte vara fördyrande för beställaren. Kostnaden för administration kopplat till underleverantörer ska kunna påföras som administrativ avgift om det framgår av avtalet.

Beställaren kan i avtalet ha angett särskilda krav och villkor kring underleverantörer

Exempel på särskilda krav (endast urval):

• Underleverantör kan endast ta emot patient via vårdbegäran (remiss) från huvudleverantören.
• Underleverantören ska utföra vårdtjänsten i en viss lokal eller med en viss geografisk begränsning reglerad i huvudleverantörens avtal.
• Om underleverantör inte kan rapportera vårdtjänst enligt avtalet kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören kan nekas anlita viss underleverantör.
• Om underleverantör inte uppfyller krav gällande synlighet på 1177 kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören kan nekas anlita viss underleverantör.
• Om underleverantör inte uppfyller krav på anslutning till Ineras tjänster kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören kan nekas anlita viss underleverantör.
• Särskild begränsning gällande förskrivning av läkemedel och beställning av medicinsk diagnostik kan medföra att huvudleverantören nekas anlita viss underleverantör.

Begäran/anmälan om anlitande av underleverantör under avtalstiden

Vid anmälan eller godkännande av underleverantörer i samband med ansökan till vårdval eller anbud i en LOU upphandling, se förfrågningsunderlag för respektive vårdval respektive upphandlingsdokument för LOU upphandlingen.

Anlitande av underleverantör ska oavsett om det avser anmälan eller godkännande av underleverantör göras i god tid före driftstart. Förvaltningen behöver tid att handlägga ärendet och utrymme att ge underleverantören tillgång till de it-system som krävs för uppdraget innan planerad driftstart.

Så här gör du för att begära/anmäla underleverantör

1. Kontrollera att det i befintligt avtal finns möjlighet att anlita underleverantör för aktuellt uppdrag.
2. Läs igenom generella principer för anlitande av underleverantör på denna sida.
3. Teckna samarbetsavtal med tänkt underleverantör, om inget annat framgår av avtalet, gäller under förutsättning att underleverantören uppfyller gällande krav. I samarbetsavtal ska minst följande uppgifter framgå, om inte annat framgår av avtalet:
   
   • Underleverantören ska ge beställaren en självständig rätt att hos underleverantören genomföra fördjupad uppföljning i enlighet med avtalet
   • Underleverantören ska åta sig att, på beställarens begäran, delta vid uppföljningsmöten och i övrigt aktivt medverka vid de uppföljningsåtgärder som beställaren företar.
   • Underleverantören ska åta sig att följa Region Stockholms riktlinjer för vårdgivares information och marknadsföring som återfinns på Vårdgivarguiden.
   • Underleverantören ska åta sig att inte marknadsföra sig så att det kan uppfattas som att underleverantören har en avtalsrelation med Region Stockholm avseende de hälso- och sjukvårdstjänster som underleverantören utför på uppdrag av leverantören.
   • Om någon del av uppdraget utförs i underleverantörens lokaler ska underleverantören ge beställaren rätt att när som helst under den tid som underleverantören anlitas av leverantören, själv eller genom av beställaren anlitad tredje man, genom fysisk inspektion eller på annat sätt, kontrollera att kraven som ställs på de lokaler i vilka uppdraget utförs är uppfyllda. Underleverantören ska åta sig att på beställarens begäran ge beställaren, och/eller av beställaren anlitad tredje man, tillträde till lokalerna för att fysiskt inspektera dessa i syfte att kontrollera att samtliga krav är uppfyllda.
   • Eventuella övriga krav som ställs på huvudleverantören i det aktuella avtalet exempelvis om hälso- och sjukvårdstjänster ska utföras såväl fysiskt vid mottagning som digitalt eller att leverantören ska kunna, och ges rätt att, ta del av uppgifter om underleverantörens inrapporterade vårdkontakter.
4. Fyll i blankett för begäran/anmälan om anlitande av underleverantör.
5. Skicka ifylld blankett, och undertecknat samarbetsavtal, till avtalsansvarig om inte annat framgår av avtalet. Om anlitande av underleverantör ska godkännas av beställaren, vilket framgår av avtalet, kommuniceras svar på begäran om godkännande via e-post.
6. Avtalsansvarig gör en beställning för att underleverantören ska få tillgång till de it-system som krävs för uppdraget.
7. Personposter i Ek, vårdmedarbetaruppdrag samt behörigheter beställs av underleverantör via serviceförvaltningens servicedesk.

Anmälan om att avsluta underleverantör/underleverantörsuppdrag under avtalstiden

Om en underleverantör ska avsluta ett uppdrag ska huvudleverantören informera detta skriftligen till hälso- och sjukvårdsförvaltningen snarast.

1. Meddela skriftligen till avtalsansvarige att underleverantörsuppdraget ska avslutas. Det ska framgå om samtliga uppdrag som underleverantören utför ska avslutas eller om det är ett enskilt uppdrag som avslutas.
2. Underleverantören ansvarar för att ta bort personposter och vårdmedarbetaruppdrag genom att skicka in blankett till serviceförvaltningens servicedesk.

Underleverantörers journalföring och rapportering av vård

Underleverantör som utför vårdtjänster för huvudleverantörs räkning är självständiga vårdgivare och ska journalföra vård och rapportera vårdproduktion och annan vårdrelaterad data i egen kraft. Lagen om hälsodataregister omfattar uppgiftsskyldighet till Patientregistret för producerad öppen och slutenvård (gäller ej primärvård). För att underleverantör ska kunna uppfylla krav på rapportering och spårbarhet av vårdtjänster ska de anslutas till och använda sig av Region Stockholms informations- och it-system.

Rapportering av vård ska beskriva var vårdhändelsen har utförts, av vem och på vilket uppdrag/avtal. Underleverantören ges specifika kombikor att använda för rapportering på underleverantörsuppdragen (benämns ibland ekonomiska kombikor i vårdinformationssystemen).

Varje underleverantörsuppdrag ska rapporteras på en unik underleverantörskombika som är kopplad till huvudleverantören för att bland annat möjliggöra avtalsuppföljning av huvudleverantören. Om en vårdgivare har flera olika underleverantörsuppdrag, för en och samma huvudleverantör eller flera olika, ska dessa hållas isär och rapportering ske på rätt underleverantörskombika.

I bilden nedan ska underleverantör D använda Kombika11-33 vid rapportering av respektive underleverantörsuppdrag.

Underleverantörskombikorna ska i möjligaste mån användas även för beställning av medicinsk diagnostik, förskrivning av läkemedel, och förskrivning av hjälpmedel. För att beställaren ska kunna genomföra avtalsuppföljning samt beräkna och betala ut korrekt ersättning till huvudleverantören måste underleverantörskombikorna användas. 

Ersättning och fakturering av underleverantörer

Det är bara beställarens avtalsparter som har rätt att fakturera beställaren därför betalas ersättning endast till huvudleverantör.

Huvudleverantör ansvarar för att eventuell underleverantör rapporterar korrekt och i tid. Underleverantörer kan inte själva granska den vård de har rapporterat på sina underleverantörskombikor (en underleverantör som också har avtal som huvudleverantör kommer dock kunna granska och fakturera vård som utförts på det egna avtalet).

I Avstämningsfunktionen ges huvudleverantören tillgång till både sin egen och sina underleverantörers inrapporterade vård.

I Vårdfaktura ska huvudleverantören fakturera för egen och underleverantörs inrapporterade vård.

Det är upp till huvudleverantör och underleverantör att avgöra hur ersättningen som betalas ut till huvudleverantören ska fördelas till underleverantören.

Ersättning för medicinsk diagnostik

I vissa avtal finns ett delat kostnadsansvar för medicinsk diagnostik. Delat kostnadsansvar regleras i Vårdfaktura genom att leverantörens del av kostnaderna dras av från det belopp som leverantören fakturerar hälso- och sjukvårdsförvaltningen för utförd vård. Det i avtalet beskrivna kostnadsansvaret och beskrivna ersättningsvillkoren gäller även den medicinska diagnostik som beställs av underleverantören. Vid delat kostnadsansvar måste såväl huvud- som underleverantör beställa medicinsk service från regionens upphandlade leverantörer av medicinsk diagnostik.

Rutin:

• Leverantören av medicinsk diagnostik fakturerar underleverantören 100 procent av kostnaden för de undersökningar underleverantören har beställt.
• Underleverantören betalar hela fakturan.
• Underleverantören förser huvudleverantören med underlag över beställd medicinska diagnostik samt kostnaderna. I underlaget måste den specifika kombikan för aktuellt underleverantörsuppdrag tydligt framgå.
• Vid fakturering i Vårdfaktura bifogar huvudleverantören underleverantörens underlag och tilläggsfakturerar hälso- och sjukvårdsförvaltningen för den andel av beloppet som hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska stå för enligt kostnadsansvaret i avtalet.
• Hälso- och sjukvårdsförvaltningen betalar ut beloppet till huvudleverantören efter kontroll.
• Huvudleverantör ersätter underleverantör enligt överenskommen rutin för ersättning.

Huvudleverantör ansvarar för att underleverantörens underlag är korrekta och innehåller den specifika kombikan för aktuellt underleverantörsuppdrag. Felaktiga underlag kommer att leda till att ekonomiska återkrav ställs mot huvudleverantören.

Ineras tjänster

Om inget annat uppges i aktuellt avtal ska underleverantör uppfylla samma krav på anslutning till Ineras tjänster som huvudleverantören för det aktuella uppdraget. Anslutning till tjänsterna sker enligt Ineras regelverk.

Journalen, NPÖ och andra Inera-tjänster

För huvudleverantör till Region Stockholm kan anslutning ske på två sätt:

• Leverantören använder Takecare och erhåller indirekt anslutning till tjänsterna.
• Leverantören tecknar eget avtal med Inera om anslutning till tjänsterna.

För underleverantörer gäller följande:

• Leverantörer som inte har avtal med Region Stockholm får inte teckna avtal med Inera om anslutning till tjänsterna enligt Ineras regelverk.

Möjligheter till anslutning för underleverantörer:

• En underleverantör som använder Takecare kan ansluta till tjänsterna.
• En före detta huvudleverantör som är ansluten till Ineras tjänster kan som underleverantör behålla sin anslutning till tjänsterna.

1177.se 

Underleverantörer ska vara synliga på 1117.se via kontaktkort så att patienter och invånare kan hitta kontaktuppgifter. För underleverantörer gäller följande förutsättningar och krav:

• Underleverantör ska vara sökbara endast på mottagningens namn men inte vid sökning på vårdutbud.
• Det ska tydligt framgå att det är en underleverantör och till vilken huvudleverantör.
• Om det finns krav på vårdbegäran/remiss ska det framgå att patienter inte kan söka sig till underleverantören direkt utan måste vända sig till huvudleverantören.
• Huvudleverantör och underleverantör ska hänvisa till varandra.

Rutin:

1. Under rubriken ”Om oss” beskriver underleverantören kort vilken typ av vård som erbjuds. I tillägg ska framgå att verksamheten är en underleverantör och till vilken huvudleverantör. Följande obligatoriska formulering ska finnas med:
   ”Mottagningen har inget eget avtal med Region Stockholm, läs mer under Remisskrav”
   Exempel: ”Vi utför medicinsk fotvård för äldre och diabetespatienter. Mottagningen har inget eget avtal med Region Stockholm, läs mer under Remisskrav.”
2. I fältet ”Remisskrav” ska det framgå att patienten måste vända sig till huvudleverantören för att få vårdbegäran/remiss till underleverantören om så kravställts i avtal eller förfrågningsunderlag.
   Exempel: ”För att komma till oss behöver du ha en remiss. Remissen kan du få av de vårdgivare som vi samarbetar med. Dessa finner du under Relaterade mottagningar.”
3. Under ”Relaterade mottagningar” ska huvudleverantör och underleverantör länka till varandra.

Marknadsföring/kommunikation

Underleverantörer ska följa marknadsföringslagen och de särskilda marknadsföringsriktlinjer som gäller för huvudleverantörer som har vårdavtal med regionen. I all information till patienter och invånare ska underleverantör ange att uppdraget utförs som underleverantör och till vilken huvudleverantör.

Huvudleverantören ansvarar för att tillse att underleverantören följer marknadsföringslagen, SFS 2008:486 och Region Stockholms marknadsföringsriktlinjer.

Beställning av sjukvårds- och förbrukningsvaror

Underleverantörer har normalt inte rätt att beställa sjukvårds- och förbrukningsvaror från Medicarrier som endast levererar till leverantörer med avtal med Region Stockholm. Underleverantörer måste därför teckna egna avtal med andra leverantörer av sjukvårds- och förbrukningsvaror.

Undantag kan finnas inom vissa avtalsområden och då ska särskild rutin följas.

Elektroniska katalogen – Ek

Underleverantörer ska vara upplagda som egna vårdgivare med egen struktur i Ek. De ska inte placeras under en huvudleverantör. Underleverantörsuppdrag placeras i underleverantörens struktur i Ek.

Underleverantörer får inte ha lokala administratörsrättigheter och kan därmed inte själva uppdatera sin information. Detta gäller inte underleverantör som också är huvudleverantör. Vårdmedarbetaruppdrag och behörighet ska vara överensstämmande med huvudleverantörens (eller huvudleverantörernas om underleverantören har uppdrag åt flera).

Underleverantörer måste säkerställa att deras information i Ek är korrekt och aktuell.

Personposter i Ek, vårdmedarbetaruppdrag samt behörigheter beställs av underleverantör via serviceförvaltningens servicedesk: