Att anlita underleverantör i vårdavtal

Definitioner

En huvudleverantör är en leverantör som genom avtal med Region Stockholm fått i uppdrag att tillhandahålla varor eller tjänster inom hälso- och sjukvård, exklusive tandvård, och som gentemot Region Stockholm ansvarar för fullgörandet av samtliga åtaganden som omfattas av uppdraget.

En underleverantör är ett företag, en organisation eller annan aktör som på uppdrag av en huvudleverantör utför hela eller delar av huvudleverantörens uppdrag enligt ett avtal mellan huvudleverantören och Region Stockholm. En och samma leverantör kan vara huvudleverantör i ett avtals- och uppdragsförhållande och underleverantör i ett annat.

Med underleverantör i detta sammanhang avses inte en enskild person som utför hälso- och sjukvårdstjänster på uppdrag av huvudleverantören. Bemanningstjänster inkluderas inte heller i begreppet underleverantör i detta sammanhang.

Med beställaren avses Region Stockholm, genom hälso- och sjukvårdsnämnden och primärvårdsnämnden.

Om en vårdgivare eller verksamhet är att betrakta som underleverantör beror på ägarform:

• Om en regionägd verksamhet anlitar en annan del i samma verksamhet för utförande av ett uppdrag betraktas den senare inte som en underleverantör.
• Om en privat verksamhet (vårdgivare) anlitar en annan privat verksamhet (vårdgivare), betraktas den senare som en underleverantör.
• Om en regionägd verksamhet anlitar privata vårdgivare betraktas den senare juridiskt sett inte som en underleverantör. 

För kodning, journalföring, rapportering av vårdproduktion och annan vårdrelaterad data läs under rubriken Underleverantörers journalföring och rapportering av vård.

Blanketter

Generella principer vid anlitande av underleverantör

• Krav som gäller för underleverantör som anlitas av huvudleverantör formuleras i huvudleverantörens avtal med Region Stockholm (beställaren). Det finns inget avtalsförhållande mellan beställaren och underleverantörer som anlitas av huvudleverantörer.
• De krav som anges i avtalet avseende när, var och hur vårdtjänster ska utföras gäller även när huvudleverantören anlitar underleverantör för utförande av delar av ett uppdrag eller en vårdtjänst. Om det i avtalet anges att uppdrag eller en vårdtjänst ska utföras i en viss lokal eller om det finns någon annan geografisk begränsning var dessa ska utföras gäller detta krav oavsett om det är huvudleverantören eller underleverantören som utför det.
• Huvudleverantören ansvarar för underleverantörens åtaganden och eventuella brister som för egen räkning. Om det framkommer brister i underleverantörens utförande kan beställaren kräva att underleverantören byts ut. Det kan även innebära att huvudleverantörens avtal sägs upp.
• Beställarens skyldighet och möjlighet att följa upp utförandet av de hälso- och sjukvårdstjänster som utförs på uppdrag av beställaren ska kunna möjliggöras även om del av uppdraget utförs av underleverantör.
• Beställaren har rätt att vid var tid granska underleverantörens verksamhet.
• På 1177 ska det på kontaktkortet tydligt framgå om det är en underleverantör som utför hälso- och sjukvård och till vilken huvudleverantör den är knuten. I de fall remiss är ett krav enligt avtalet ska även detta framgå på 1177.
• Underleverantör får inte i marknadsföringssyfte använda uppdragsmärket eller påtala avtalsförhållande med Region Stockholm. Däremot ska det i lokaler framgå om de arbetar indirekt på uppdrag av Region Stockholm. Detta gäller såväl digitala som fysiska miljöer.
• Vård som utförs av underleverantören ska journalföras och rapporteras av underleverantören. Huvudleverantör ansvarar för att underleverantörers inrapportering av vårdtjänster enligt avtalet är korrekt och i tid.
• Primär kontaktväg är mellan huvudleverantör och avtalsansvarig. Undantaget är när en godkänd underleverantör ska implementeras, eller vid eventuell felsökning i it-system. Då kan beställaren ha direktkontakt med godkänd underleverantör.
• Underleverantör behöver tillgång till de it-system som krävs för uppdraget. För att underleverantören ska medges tillgång till hälso- och sjukvårdsförvaltningens it-system på ett säkert sätt krävs en ansvarsförbindelse (se blankett ovan).
• Om en huvudleverantör, som inom ramen för sitt avtal med Region Stockholm har rätt att köpa in läkemedel via ett specifikt system, anlitar en underleverantör ska även underleverantören ha rätt att köpa läkemedel via det systemet för att kunna utföra uppdraget. I särskilda fall har leverantören i sitt avtal med Region Stockholm rätt att vidarefakturera kostnaden för vissa rekvirerade läkemedel till beställaren. Den rätten överförs inte till underleverantören.
• Underleverantör som har samarbetsavtal inklusive personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) och använder Take care kan via Region Stockholms anslutning få tillgång till de Inera-tjänster som kräver anslutning via regional eller nationell tjänsteplattform.
  PUB-avtal – SKR 
• Endast beställarens avtalspart har rätt att fakturera beställaren. Ersättning utgår endast till huvudleverantören.
• Huvudleverantörs anlitande av underleverantörer ska inte vara fördyrande för beställaren. Kostnaden för administration kopplat till underleverantörer påförs som administrativ avgift om det framgår av avtalet.

Beställaren kan i avtalet ha angett särskilda krav och villkor kring underleverantörer

Exempel på särskilda krav som kan förekomma inom olika avtal:

• Underleverantör kan endast ta emot patient via vårdbegäran (remiss) från huvudleverantören.
• Underleverantören ska utföra vårdtjänsten i en viss lokal eller med en viss geografisk begränsning reglerad i huvudleverantörens avtal.
• Om underleverantör inte kan rapportera vårdtjänst enligt avtalet kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören kan nekas anlita viss underleverantör.
• Om underleverantör inte uppfyller krav gällande synlighet på 1177 kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören kan nekas anlita viss underleverantör.
• Om underleverantör inte uppfyller krav på anslutning till Ineras tjänster kan särskild begränsning medföra att huvudleverantören nekas anlita viss underleverantör.
• Särskild begränsning gällande förskrivning av läkemedel och beställning av medicinsk diagnostik kan medföra att huvudleverantören nekas anlita viss underleverantör.

Begäran eller anmälan om anlitande av underleverantör under avtalstiden

Vid anmälan eller godkännande av underleverantör i samband med ansökan till vårdval eller anbud i en LOU-upphandling, se förfrågningsunderlag för respektive vårdval respektive upphandlingsdokument för LOU-upphandlingen.

Anmälan eller godkännande av underleverantör krävs för samtliga avtal.

Vid anlitande av underleverantör för nya avtal ska anmälan eller godkännande göras i god tid före driftstart. Beställaren behöver tid att handlägga ärendet och utrymme att ge underleverantören tillgång till de it-system som krävs för uppdraget innan planerad driftstart.

Huvudleverantör som redan anlitar underleverantör ska skicka in blanketten om begäran eller anmälan om godkännande av underleverantören.

Så här gör ni för att begära godkännande av eller anmäla underleverantör

1. Kontrollera att det i befintligt avtal finns möjlighet att anlita underleverantör för aktuellt uppdrag.
2. Läs igenom Generella principer för anlitande av underleverantör på denna sida. Använd checklistan Checklista vid anlitande av underleverantörer.
3. Teckna samarbetsavtal som inkluderar PUB-avtal med tänkt underleverantör, som uppfyller gällande krav. Det är huvudleverantörens ansvar att kontrollera detta. I samarbetsavtal ska minst följande uppgifter framgå:
   • Underleverantören ska ge beställaren en självständig rätt att hos underleverantören genomföra fördjupad uppföljning i enlighet med avtalet.
   • Underleverantören ska åta sig att, på beställarens begäran, delta vid uppföljningsmöten och i övrigt aktivt medverka vid de uppföljningsåtgärder som beställaren företar.
   • Underleverantören ska åta sig att följa Region Stockholms riktlinjer för vårdgivares information och marknadsföring som återfinns på Vårdgivarguiden.
   • Underleverantören ska åta sig att inte marknadsföra sig på sådant sätt att det kan uppfattas som att underleverantören har en avtalsrelation med Region Stockholm avseende de hälso- och sjukvårdstjänster som underleverantören utför på uppdrag av huvudleverantören.
   • Om någon del av uppdraget utförs i underleverantörens lokaler ska underleverantören ge beställaren rätt att när som helst under den tid som underleverantören anlitas av huvudleverantören, själv eller genom av beställaren anlitad tredje man, genom fysisk inspektion eller på annat sätt, kontrollera att kraven som ställs på de lokaler, i vilka uppdraget utförs, är uppfyllda. Underleverantören ska åta sig att på beställarens begäran ge beställaren, och/eller av beställaren anlitad tredje man, tillträde till lokalerna för att fysiskt inspektera dessa i syfte att kontrollera att samtliga krav är uppfyllda. I avtalet regleras kostnadsansvaret för inspektionen.
   • Eventuella övriga krav som ställs på huvudleverantören i det aktuella avtalet; exempelvis om hälso- och sjukvårdstjänster ska utföras såväl fysiskt vid mottagning som digitalt eller att leverantören ska kunna, och ges rätt att, ta del av uppgifter om underleverantörens inrapporterade vårdkontakter.
4. Fyll i blankett för begäran om godkännande av/anmälan om anlitande av underleverantör. Om underleverantören är en vårdgivare ska registerutdrag från IVO:s vårdgivarregister bifogas.
5. Ifylld och undertecknad anmälan postas eller mejlas till: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Registrator, Box 30017, 104 25 Stockholm. E-post: registrator.hsf@regionstockholm.se
6. Avtalsansvarig bekräftar emottagen anmälan. Om anlitande av underleverantör ska godkännas av beställaren, vilket framgår av avtalet, kommuniceras svar på begäran om godkännande via e-post. I samband med detta kommer avtalsansvarig att samla in fler uppgifter om underleverantören för att underleverantören ska kunna få tillgång till de IT-system som krävs för uppdraget.
7. Personposter i Ek, vårdmedarbetaruppdrag samt behörigheter beställs av underleverantör via serviceförvaltningens servicedesk.

Checklista för huvudleverantör vid anlitande av underleverantör

Denna checklista är ett stöd till huvudleverantören vid anlitande av underleverantör. Beställaren kan från huvudleverantören begära in de granskningar som denne gjort av underleverantören. Om huvudleverantören bedömer att den tilltänkta underleverantören uppfyller kraven kan ansökan/anmälan om underleverantör skickas in och ett samarbetsavtal samt ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) ska tecknas mellan huvudleverantör och underleverantör, mer information finns på sidan Personuppgiftshantering.

Anmälan om att avsluta underleverantör eller underleverantörsuppdrag under avtalstiden

Om en underleverantör ska avsluta ett uppdrag ska huvudleverantören snarast informera detta skriftligen till hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

• Meddela skriftligen till avtalsansvarige från och med vilket datum underleverantörsuppdraget ska avslutas. Det ska framgå om samtliga uppdrag som underleverantören utför ska avslutas eller om det är ett enskilt uppdrag som avslutas.
• Underleverantören ansvarar för att ta bort personposter och vårdmedarbetaruppdrag genom att skicka in blankett till serviceförvaltningens servicedesk.

Underleverantörers journalföring och rapportering av vård

Underleverantör som utför vårdtjänster för huvudleverantörs räkning är självständiga vårdgivare och ansvarar för att journalföra vård och rapportera vårdproduktion och annan vårdrelaterad data i egen kraft. Lagen om hälsodataregister omfattar uppgiftsskyldighet till Patientregistret för producerad öppen och slutenvård (gäller ej primärvård). För att underleverantör ska kunna uppfylla krav på rapportering och spårbarhet av vårdtjänster ska de anslutas till och använda sig av Region Stockholms informations- och it-system.

Rapportering av vård ska beskriva var vårdhändelsen har utförts, av vem och inom ramen för vilket uppdrag eller avtal. Underleverantören ges specifika kombikor att använda för rapportering på underleverantörsuppdragen (benämns ibland ekonomiska kombikor i vårdinformationssystemen).

Varje underleverantörsuppdrag ska rapporteras på en unik underleverantörskombika som är kopplad till huvudleverantören för att bland annat möjliggöra avtalsuppföljning av huvudleverantörens avtalade verksamhet. Om en vårdgivare har flera olika underleverantörsuppdrag, för en och samma huvudleverantör eller flera olika, ska dessa hållas isär och rapportering ske på rätt underleverantörskombika.

Om en regionägd verksamhet anlitar en annan del i samma verksamhet för utförande av ett uppdrag betraktas den senare inte som en underleverantör. Regionägd verksamhet och hälso- och sjukvårdsförvaltningen är samma juridiska person. Men för att rapporteringen ska bli korrekt och följbar (vilken verksamhet som utför vad) ska en unik kombikakod skapas för rapportering av utförd vård. Denna kod har inte attribut för underleverantör.

Om en privat verksamhet/vårdgivare anlitar en annan privat verksamhet/vårdgivare, betraktas den senare som en underleverantör. För att rapporteringen ska bli korrekt och följbar (vilken verksamhet som utför vad) ska en unik kombikakod skapas för rapportering av utförd vård. Denna kod har attribut för underleverantör.

Om en regionägd verksamhet anlitar privata vårdgivare betraktas den senare juridiskt sett inte som en underleverantör. För att rapporteringen ska bli korrekt och följbar (vilken verksamhet som utför vad) ska en unik kombikakod skapas för rapportering av utförd vård. Denna kod har attribut för underleverantör.

I bilden nedan ska underleverantör D använda Kombika11-33 vid rapportering av respektive underleverantörsuppdrag.

Underleverantörskombikorna ska i möjligaste mån användas även för beställning av medicinsk diagnostik, förskrivning av läkemedel, och förskrivning av hjälpmedel. För att beställaren ska kunna genomföra avtalsuppföljning samt beräkna och betala ut korrekt ersättning till huvudleverantören måste underleverantörskombikorna användas.

Ersättning och fakturering av underleverantörer

Det är endast beställarens avtalspart som har rätt att fakturera beställaren. Därför betalas ersättning endast till huvudleverantören.

Huvudleverantör ansvarar för att eventuell underleverantör rapporterar korrekt och i tid. Underleverantörer kan inte själva granska den vård de har rapporterat på sina underleverantörskombikor (en underleverantör som också har avtal som huvudleverantör kommer dock kunna granska och fakturera vård som utförts på det egna avtalet).

I Avstämningsfunktionen ges huvudleverantören tillgång till både sin egen och sina underleverantörers inrapporterade vård.

I Vårdfaktura ska huvudleverantören fakturera för egen och underleverantörs inrapporterade vård.

Det är upp till huvudleverantör och underleverantör att avgöra hur ersättningen som betalas ut till huvudleverantören ska fördelas till underleverantören.

Ersättning för medicinsk diagnostik

I vissa avtal finns ett delat kostnadsansvar för medicinsk diagnostik. Delat kostnadsansvar regleras i Vårdfaktura genom att huvudleverantörens del av kostnaderna dras av från det belopp som huvudleverantören fakturerar beställaren för utförd vård. Det i avtalet beskrivna kostnadsansvaret och beskrivna ersättningsvillkoren gäller även den medicinska diagnostik som beställs av underleverantören. Vid delat kostnadsansvar måste såväl huvud- som underleverantör beställa medicinsk service från regionens upphandlade leverantörer av medicinsk diagnostik.

Rutin

• Leverantören av medicinsk diagnostik fakturerar underleverantören 100 procent av kostnaden för de undersökningar underleverantören har beställt.
• Underleverantören betalar hela fakturan.
• Underleverantören förser huvudleverantören med underlag avseende beställd medicinsk diagnostik samt kostnader. Den specifika kombikan för aktuellt underleverantörsuppdrag ska tydligt framgå av underlaget.
• Vid fakturering i Vårdfaktura bifogar huvudleverantören underleverantörens underlag och tilläggsfakturerar hälso- och sjukvårdsförvaltningen för den andel av beloppet som hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska stå för enligt kostnadsansvaret i avtalet.
• Hälso- och sjukvårdsförvaltningen betalar ut beloppet till huvudleverantören efter kontroll.
• Huvudleverantör ersätter underleverantör enligt deras överenskomna rutin för ersättning.

Huvudleverantören ansvarar för att underleverantörens underlag är korrekta och innehåller den specifika kombikan för aktuellt underleverantörsuppdrag. Felaktiga underlag kommer att leda till att ekonomiska återkrav ställs mot huvudleverantören.

Ineras tjänster

I vårdavtalet ställs krav på digitala förmågor. För några av dessa krävs användning av Inera-tjänster. Om inget annat uppges i aktuellt avtal ska underleverantör uppfylla samma krav på digitala förmågor och därmed anslutning till Ineras tjänster som huvudleverantören för det aktuella uppdraget. Anslutning till tjänsterna sker enligt Ineras regelverk.

Journalen, NPÖ och andra Inera-tjänster

Vissa Inera-tjänster, exempelvis 1177 journal och NPÖ, kräver att vårdgivarens vårdinformationssystem är anslutet till regional eller nationell tjänsteplattform. Underleverantör kan ansluta till dessa tjänster genom att använda ett vårdinformationssystem som har anslutning till en regional (Regions Stockholms) eller nationell (Ineras) tjänsteplattform. För närvarande omfattas endast Take care.

• En underleverantör som använder Take care kan ansluta till tjänsterna.
• En före detta huvudleverantör som är ansluten till Ineras tjänster kan som underleverantör behålla sin anslutning till tjänsterna.

1177.se 

Underleverantörer ska vara synliga på 1117.se via kontaktkort så att patienter och invånare kan hitta kontaktuppgifter. För underleverantörer gäller följande förutsättningar och krav:

• Underleverantör ska vara sökbara endast på mottagningens namn men inte vid sökning på vårdutbud.

• Det ska tydligt framgå att det är en underleverantör och inom ramen för vilken huvudleverantörs uppdrag underleverantören är verksam.

• Om det finns krav på vårdbegäran/remiss enligt avtalet ska det framgå att patienter inte kan söka sig till underleverantören direkt utan måste vända sig till huvudleverantören för detta.

• Huvudleverantör och underleverantör ska hänvisa till varandra.

Rutin:

1. Under rubriken ”Om oss” ska underleverantören kort beskriva vilken vård som erbjuds. I tillägg ska framgå att verksamheten bedrivs av en underleverantör och inom ramen för vilken huvudleverantörs uppdrag underleverantören är verksam. Följande obligatoriska formulering ska finnas med:
   ”Mottagningen har inget eget avtal med Region Stockholm, läs mer under Remisskrav”
   Exempel: ”Vi utför medicinsk fotvård för äldre och diabetespatienter. Mottagningen har inget eget avtal med Region Stockholm, läs mer under Remisskrav.”

2. I fältet ”Remisskrav” ska det framgå att patienten måste vända sig till huvudleverantören för att få vårdbegäran/remiss till underleverantören om så kravställts i avtal eller förfrågningsunderlag.
   Exempel: ”För att komma till oss behöver du en remiss. Remissen kan du få av de vårdgivare som vi samarbetar med. Dessa finner du under Relaterade mottagningar.”

3. Under ”Relaterade mottagningar” ska huvudleverantör och underleverantör länka till varandra.

Marknadsföring/kommunikation

Underleverantörer ska följa marknadsföringslagen och Region Stockholms marknadsföringsriktlinjer som gäller för huvudleverantörer som har vårdavtal med regionen. I all information till patienter och invånare ska underleverantör ange att uppdraget utförs som underleverantör och till vilken huvudleverantör.

Huvudleverantören ansvarar för att underleverantören följer marknadsföringslagen, SFS 2008:486 och Region Stockholms marknadsföringsriktlinjer.

Beställning av sjukvårds- och förbrukningsvaror

Underleverantörer har normalt inte rätt att beställa sjukvårds- och förbrukningsvaror från Medicarrier som endast levererar till leverantörer med avtal med Region Stockholm. Underleverantörer måste därför teckna egna avtal med andra leverantörer av sjukvårds- och förbrukningsvaror.

Undantag kan finnas inom vissa avtalsområden och då ska särskild rutin följas.

Elektroniska katalogen – Ek

Underleverantörer ska vara upplagda som egna vårdgivare med egen struktur i Ek. De ska inte placeras under en huvudleverantör. Underleverantörsuppdrag placeras i underleverantörens struktur i Ek.

Underleverantörer får inte ha lokala administratörsrättigheter och kan därmed inte själva uppdatera sin information. Detta gäller inte underleverantör som också är huvudleverantör. Vårdmedarbetaruppdrag och behörighet ska vara överensstämmande med huvudleverantörens (eller huvudleverantörernas om underleverantören har uppdrag åt flera).

Underleverantörer måste säkerställa att deras information i Ek är korrekt och aktuell.

Personposter i Ek, vårdmedarbetaruppdrag samt behörigheter beställs av underleverantör via serviceförvaltningens servicedesk: