Avtal och villkor

Avtal med tolkförmedling i talade språk

Region Stockholm har ett avtal med Transvoice AB om tolktjänster i talade språk. Det innebär att Transvoice AB tar ett helhetsansvar för att förse regionen med tolktjänster inom hälso- och sjukvården.

Anlita annan tolkförmedling

Om du som vårdgivare väljer att anlita en annan tolkförmedling än den upphandlade, får du som vårdgivare själv betala kostnaden för tolken. 

Vem betalar för tolktjänsten?

Tolk på akutsjukhus och i geriatriska verksamheter

Respektive verksamhet bekostar tolk. Tolkförmedlingen skickar faktura till verksamheten.

Övrig vård och tandvård

• För vård som beställs av kommunalförbundet KSON i Norrtälje betalar KSON för tolk förutom för hälsoundersökningar för nyanlända.
• I övrigt betalar HSF tolkfakturorna, förutsatt att avtalad tolkförmedling anlitas.

För att fakturan ska hamna rätt behöver vårdgivaren uppge sitt ADA-nummer till tolkförmedlingen första gången de beställer tolk med respektive tolkförmedling.
Om tolkförmedlingen inte har vårdgivarens ADA-nummer kommer fakturan att skickas till vårdgivaren istället för direkt till hälso- och sjukvårdsförvaltningen, HSF.

För patienter inom tandvården, vars vård till någon del bekostas eller subventioneras av Region Stockholm eller det statliga tandvårdsstödet, bekostas tolk av HSF även om det inte finns något avtal med regionen. Något ADA-nummer behöver då inte uppges.

Om fakturan hamnar fel

Om fakturan för tolk som HSF ska betala hamnar hos dig som vårdgivare, beror det oftast på att ni inte har uppgett ert ADA-nummer hos tolkförmedlingen.

1. Kontakta tolkförmedlingen och uppge ert ADA-nummer för att se till att kommande fakturor hamnar rätt.
2. Bestrid fakturan och begär en kreditering. Tolkförmedlingen ska fakturera HSF istället.

Observera att HSF endast betalar för uppdrag 3 månader bakåt.

Om du är osäker på vem som ska betala fakturan hittar du mer specifik information i ditt avtal/förfrågningsunderlag. Du kan även vända dig till din avtalshandläggare på HSF för att få hjälp i frågan.

När tolktjänsten inte levereras enligt avtal

När en tolkförmedling har accepterat en tolkbokning är den skyldig att leverera tjänsten. Om något blir fel och behöver åtgärdas ska tolkförmedlingen kontaktas direkt. Om telefontolk till exempel inte svarar finns det en möjlighet att tolkförmedlingen snabbt kan koppla in en annan tolk.

En avvikelserapport ska alltid skrivas när tolktjänsten inte levereras enligt bokningen. Vissa avvikelser är vitesgrundande och då kan du som vårdgivare begära ersättning direkt från tolkförmedlingen.

Avvikelserapportering

Avvikelse- och felrapportering är viktigt för att regionen ska få veta hur tolkverksamheten fungerar och hur väl tolkförmedlingen följer avtalet. Avvikelserapporter är också viktig input till tolkförmedlingens förbättringsarbete. En avvikelserapport ska skrivas även om händelsen rapporterats i något annat avvikelse- eller journalhanteringsystem som exempelvis Händelsevis.

Rapportering av avvikelser görs via ett webbformulär om beställningen gjorts via telefon. Har beställningen gjorts via Tolkportalen görs även avvikelserapporteringen i Tolkportalen. Rapporterade avvikelser går direkt till tolkförmedlingen och centralt till Region Stockholm för uppföljning.

Så här gör du vid en avvikelse:

1. Kontakta tolkförmedlingen
   Ring tolkförmedlingen om det är något som kan åtgärdas direkt. Kontaktuppgifter finns på sidan Kontaktuppgifter till tolkförmedlingar.
2. Rapportera avvikelsen
   Om du beställt tolktjänsten via telefon: rapportera via webbformuläret Avvikelserapportering språktolk.
   Om du beställt tolktjänsten via Tolkportalen rapporterar du avvikelsen där. Leta upp bokningen och gör avvikelserapportering direkt i bokningen.
3. Överklaga ärendet
   Om tolkförmedlingen inte godkänner avvikelsen kan du som vårdgivare överklaga ärendet hos Region Stockholm/HSF. Det gör du genom att mejla till funktionsbrevlådan för frågor om tolk i talade språk.

Vite

För vissa avvikelser utgår vite. Det gäller om tolken: 

• har fel kompetens
• är av annat kön än som beställts (förutsatt att man har begärt detta vid beställningen)
• inte är den namngivna tolk som bokats (bekräftat från tolkförmedlingen)
• är mer än fem minuter sen till avtalad tid
• inte svarar när vårdgivaren ringer (gäller endast telefontolk)

När vårdgivaren har skickat en avvikelse har tolkförmedlingen tio dagar på sig att besvara avvikelsen. Om tolkförmedlingen inte svarar i tid är avvikelsen automatiskt godkänd.

När tolkförmedlingen har godkänt en avvikelse och om avvikelsen är vitesgrundande kommer hälso- och sjukvårdsförvaltningen att fakturera vite, som bidrar till finansieringen av tolktjänsterna.

Om tolkförmedlingen inte godkänner avvikelsen kan vårdgivaren överklaga ärendet hos Region Stockholm/HSF. Vårdgivaren behöver då mejla till funktionsbrevlådan för frågor om tolk i talade språk.